Un système relié : caisse, cuisine, stock et livraison aux entreprises

Le défi

Deux canaux de vente et deux flux de production tournent ici côte à côte : couscous, tajines et plats du jour au comptoir de deux points de vente, et les plats préparés à tenir prêts chaque matin pour les entreprises. Ce n'est pas une maison à un seul flux de travail.

La maison tournait depuis des années, et c'est bien le point. Il ne manquait ni l'engagement ni le métier, mais la cohérence entre les parties. Des pans critiques du fonctionnement passaient par le papier et Excel. Les listes de commande fournisseurs se faisaient à la main. Les heures se notaient à la main et se corrigeaient après coup. Ce qui sortait le matin pour les entreprises et ce qui passait au comptoir dans la journée étaient deux histoires que personne ne pouvait rapprocher.

S'y ajoutait une dépendance qui pesait plus lourd que le reste : les données produits étaient bloquées chez le développeur. Changer un prix, retirer un produit de la vente ou ajouter un plat voulait dire le demander à quelqu'un d'autre. Une maison qui change chaque jour ne peut pas attendre chaque jour.

Le système

Il n'y a pas une application mais cinq, autour d'un backend partagé qui est la source de vérité. Chaque partie couvre un morceau du fonctionnement qui existait déjà ; ensemble, elles forment un tout et non cinq programmes séparés. Le site web en est le sixième.

La caisse tourne sur tablette et connaît les deux points de vente, chacun avec sa propre carte. Une vente enregistre exactement ce qui est vendu, sauces, suppléments et choix "sans" compris. Pour les espèces, il y a un écran de monnaie : additionner les montants par boutons ou pavé numérique, et le montant à rendre suit. Les paiements par carte passent par le terminal de la maison, qui se manipule à part ; ce lien n'existe pas aujourd'hui et c'est un état de fait assumé, pas un oubli.

Le pointage est là où l'équipe pointe en entrant et en sortant. Il tourne sur la tablette sur place, tient quand le réseau tombe, et fournit les heures que lisent le planning et le suivi salarial.

Le système d'étiquettes sert le second flux de production : les plats préparés le matin pour la livraison aux entreprises. Il imprime en douze catégories, met chaque étiquette en français et en néerlandais, et déduit la date de péremption de la catégorie du produit. Les allergènes et l'indication de prix viennent du système directement sur l'étiquette.

L'inventaire tourne sur les tablettes de cuisine : compter par zone, signaler les manquants, logger les livraisons quotidiennes du boulanger et recevoir les commandes. Un signal à l'écran principal désigne les produits trop longtemps sans contrôle.

Le tableau de bord de gestion est d'où la maison se pilote. Dix sections : aperçu des ventes, analyse produit, stock, achats, commandes entreprises, personnel, planning, ponctualité, temps de préparation, rapport coût salarial et chiffre d'affaires.

Une saisie par jour, quatre sorties

La livraison aux entreprises commence chaque jour de la même façon : une grille de clients par produits, où l'on remplit par client ce qui part ce jour-là. La grille est remplie une seule fois, et le système en déduit tout ce qui doit se passer ce jour-là.

Production. De la grille sortent les vues de travail pour la cuisine : les sandwichs froids avec leur répartition de garnitures, les sandwichs chauds, les plats et un aperçu pour le chef avec le total complet à préparer. Quatre vues, chacune pour le poste où elle sert, prêtes à imprimer ou à transmettre.

Distribution. La même grille reste la source pour la répartition : combien il faut prêt par client, quels sont les totaux par produit, et ce qui vaut à part pour chaque client. Le système ne décide rien du partage ; il fait que celui qui l'exécute voit les mêmes chiffres que celui qui l'a rempli.

Achat du pain. Le pain découle de la production. Le système calcule combien de petits pains la journée demande ; on attribue ensuite à la main ce qui va chez quelle boulangerie, et ce qui subsiste est le reste. Ce reste est calculé et ne peut pas descendre sous zéro, si bien qu'une erreur d'attribution se voit tout de suite au lieu de se propager dans la commande.

Historique des commandes. Ce qui est confirmé reste. Les commandes envoyées se retrouvent par mois, par fournisseur, par produit et par jour, avec les montants hors et avec TVA issus du même calcul que l'écran. De là viennent les aperçus mensuels : en pdf, en image ou en texte WhatsApp, chaque fois avec les mêmes chiffres dessous. Aperçu du mois et base de facturation.

Celui qui remplit n'a pas à savoir qui s'en sert plus loin.

Deux voies pour les achats

Le pain en est une, et elle dépend de la production du jour. Le reste des achats fonctionne autrement : le système regarde ce qu'il y a en stock, ce qui a été consommé récemment et de quel fournisseur et de quelle catégorie est un produit. Ce qui passe sous le seuil apparaît dans une liste "à commander".

C'est une proposition et pas une commande : le système prépare ce qui ressort, et un humain décide de ce qui est vraiment commandé et l'envoie.

Deux flux, un seul stock

Les deux flux de production sont la raison pour laquelle ceci devait devenir un seul système et pas une collection d'apps. Une vente au comptoir et une étiquette imprimée pour les entreprises consomment les mêmes ingrédients, mais elles sortent par des chemins différents.

Les deux décomptent maintenant du même stock, via la même logique côté serveur. Ce qui est consommé est journalisé avec la mention du flux dont il vient, pour que le tableau de bord puisse montrer vente et production séparément sans double comptage. Imprimer une étiquette n'attend jamais l'administration du stock : l'impression passe, le décompte suit.

Ce qui a changé

• Gestion des produits

  Voorheen

  Chaque modification d'un produit passait par le développeur.

  Nu

  Le propriétaire crée lui-même des produits, les retire de la vente, modifie les données, les change de catégorie et fixe l'ordre.

• Stock

  Voorheen

  Vente et production étaient suivies à part et comparées après coup.

  Nu

  Les deux flux décomptent du même stock, avec la source à chaque consommation.

• Heures et planning

  Voorheen

  Les heures étaient notées à la main et corrigées après coup.

  Nu

  L'équipe pointe sur la tablette ; planning, ponctualité et suivi salarial lisent les mêmes données.

• Vue d'ensemble

  Voorheen

  Du papier, Excel et des étapes que personne ne voyait d'un coup.

  Nu

  Caisse, pointage, étiquettes, inventaire et gestion passent par le même backend.

Cette première carte est la plus importante, et elle est datable. Les 22 et 23 août 2026 : le propriétaire a lui-même créé des produits, les a retirés de la vente, réordonnés, changés de catégorie et modifiés, sans qu'un développeur intervienne. C'est la différence entre un système construit pour vous et un système qui est le vôtre.

Pourquoi on peut s'y fier

Chaque partie a sa propre manière de mal tourner, et le soin est réglé là-dessus au lieu d'être réparti partout de la même façon.

L'exemple le plus net, ce sont les étiquettes. Une étiquette sur une barquette n'est pas un écran qu'on corrige encore : s'il manque un allergène ou si une date de péremption est fausse, c'est imprimé et c'est chez le client. C'est pourquoi chaque variante possible d'étiquette a été parcourue, pas une sélection, la mise en page a été contrôlée dans le contexte où l'on imprime vraiment, et le texte libre pour les allergènes a été remplacé par une liste bilingue fixe.

Le même raisonnement tient ailleurs, avec d'autres conséquences. Le décompte du stock est construit pour qu'une vente ou une impression ne bloque jamais sur l'administration derrière, et qu'une même commande ne décompte pas deux fois. Ce que le système ne reconnaît pas ne disparaît pas en silence : il est mis à part pour être vérifié.

Ce qui vaut ailleurs

Ce qui a commencé chez AFILAL en flux séparés est le même principe que nous appliquons aux entreprises en croissance : encoder l'information une fois et la laisser circuler, contrôlée, dans les bons processus.

Pour finir

Un système ne vaut que si ceux qui font tourner la maison peuvent s'appuyer dessus. Belvi a construit les parties autour de la façon dont on travaille chez AFILAL, et les a reliées là où ce travail se rejoint dans la pratique : au stock, aux heures et sur l'écran du propriétaire.